MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THỰC TẬP SINH HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (SAI GON)

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ Văn hóa & Kết nối" – vị trí Thực tập sinh Hành chính Nhân sự (HR Admin Intern) đầy nhiệt huyết để trở thành một phần không thể thiếu trong bộ máy vận hành tại trụ sở Sài Gòn. Bạn không chỉ đơn thuần là người hỗ trợ các công việc giấy tờ, mà chính là "trạm trung chuyển" quan trọng, đảm bảo dòng chảy thông tin giữa doanh nghiệp và nhân viên luôn liền mạch, ấm áp và chuyên nghiệp.

Sự tỉ mỉ trong việc quản lý hồ sơ, tư duy linh hoạt khi hỗ trợ tuyển dụng và khả năng kết nối mọi người thông qua các hoạt động nội bộ chính là giá trị cốt lõi bạn sẽ đóng góp. Nếu bạn là một sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp, yêu thích lĩnh vực quản trị con người và mong muốn dấn thân vào một môi trường làm việc năng động, đòi hỏi sự chính xác nhưng cũng đầy tính sáng tạo tại trung tâm kinh tế Sài Gòn, chúng tôi nồng nhiệt chào đón bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng (Recruitment Support):
* Phân loại & Sàng lọc: Tiếp nhận hồ sơ ứng viên từ các nguồn (LinkedIn, TopCV, VietnamWorks, Facebook...), thực hiện bước sàng lọc ban đầu dựa trên các tiêu chí (Job Description - JD) đã đề ra để chọn ra những "viên ngọc thô" phù hợp nhất.
* Điều phối Phỏng vấn: Liên hệ mời ứng viên phỏng vấn qua điện thoại và email. Sắp xếp lịch họp giữa ứng viên và các trưởng bộ phận, đảm bảo phòng họp và trang thiết bị kỹ thuật (nếu phỏng vấn online) luôn sẵn sàng.
* Xây dựng Nguồn (Sourcing): Tìm kiếm và chủ động kết nối với các ứng viên tiềm năng trên các diễn đàn chuyên môn và mạng xã hội. Cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên (Candidate Database) một cách khoa học.
* Hỗ trợ Onboarding: Chuẩn bị các thủ tục đón tiếp nhân viên mới (vị trí ngồi, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, email công ty), giúp họ hòa nhập nhanh chóng với văn hóa doanh nghiệp ngay trong ngày đầu tiên.

2. Quản lý Hành chính & Văn phòng (Office Administration):
* Vận hành & Giám sát: Theo dõi và kiểm tra tình trạng cơ sở vật chất tại văn phòng Sài Gòn. Đảm bảo các thiết bị như máy in, máy pha cà phê, hệ thống điện nước luôn trong trạng thái hoạt động tốt.
* Quản lý Văn phòng phẩm: Định kỳ kiểm kê và mua sắm các nhu yếu phẩm, dụng cụ làm việc cho nhân viên. Làm việc với các nhà cung cấp để đảm bảo chi phí tối ưu và chất lượng dịch vụ tốt nhất.
* Công văn & Giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao bưu phẩm, thư từ đi và đến. Hỗ trợ soạn thảo các văn bản hành chính, thông báo nội bộ và quản lý con dấu công ty theo đúng quy định.
* Tiếp tân: Đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng với thái độ chuyên nghiệp, niềm nở, thể hiện bộ mặt tích cực của doanh nghiệp.

3. Quản trị Hồ sơ & Dữ liệu (HR Records & Data Management):
* Số hóa Hồ sơ: Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ nhân sự (cứng và mềm) một cách khoa học, bảo mật. Cập nhật thông tin nhân viên lên hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) khi có thay đổi.
* Hỗ trợ C&B (Compensation & Benefits): Hỗ trợ theo dõi chấm công, tổng hợp dữ liệu ngày nghỉ phép, tăng ca của nhân viên để phục vụ công tác tính lương cuối tháng.
* Thủ tục BHXH: Hỗ trợ chuẩn bị các biểu mẫu, hồ sơ liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và các chế độ phúc lợi khác cho người lao động dưới sự hướng dẫn của chuyên viên chính.

4. Gắn kết Nhân viên & Truyền thông Nội bộ (Employee Engagement):
* Tổ chức Sự kiện: Lên ý tưởng và trực tiếp tham gia tổ chức các hoạt động nội bộ như: Sinh nhật tháng, Happy Friday, Teambuilding, Year-end Party, hoặc các ngày lễ lớn (8/3, Trung thu, Noel...).
* Truyền thông Nội bộ: Biên tập nội dung, thiết kế hình ảnh cơ bản để đăng tải các bản tin nội bộ trên các kênh Slack, Zalo Group hoặc bảng tin công ty nhằm lan tỏa năng lượng tích cực và thông điệp của Ban lãnh đạo.
* Khảo sát ý kiến: Hỗ trợ thực hiện các khảo sát nhỏ về mức độ hài lòng của nhân viên, từ đó đề xuất các cải thiện nhỏ cho không gian làm việc và môi trường văn hóa.

5. Báo cáo & Hướng dẫn:
* Lập báo cáo định kỳ tuần/tháng về hiệu quả tuyển dụng và các chi phí hành chính phát sinh.
* Hướng dẫn nhân viên mới về các quy định, nội quy công ty và cách sử dụng các trang thiết bị văn phòng chung.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:
* Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp (Ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngôn ngữ Anh, Công tác xã hội hoặc các ngành liên quan đến khối kinh tế/xã hội).
* Có định hướng nghề nghiệp rõ ràng trong lĩnh vực Nhân sự (HR).
* Ưu tiên các bạn từng tham gia các câu lạc bộ, đội nhóm hoặc có kinh nghiệm thực tập tương đương ở các công ty quy mô từ 20 người trở lên.

2. Kỹ năng chuyên môn:
* Tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Office (Đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu và PowerPoint để thuyết trình ý tưởng). Biết sử dụng các công cụ thiết kế cơ bản như Canva là một điểm cộng lớn.
* Ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu và giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh (để làm việc với các hồ sơ hoặc đối tác nước ngoài nếu cần).
* Kỹ năng viết lách: Có tư duy ngôn ngữ tốt, viết thông báo nội bộ mạch lạc, thu hút và không sai lỗi chính tả.

3. Kỹ năng mềm:
* Giao tiếp: Tự tin, khéo léo trong xử lý tình huống và có khả năng thuyết phục.
* Sắp xếp & Quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết ưu tiên công việc quan trọng trong môi trường làm việc tốc độ cao tại Sài Gòn.
* Giải quyết vấn đề: Tư duy logic, nhanh nhạy trong việc tìm ra giải pháp cho các sự cố hành chính phát sinh hàng ngày.

4. Phẩm chất cá nhân:
* Tỉ mỉ & Cẩn thận: Nghề nhân sự gắn liền với con số và hồ sơ, một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi nhân viên.
* Trung thực & Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp cao, tuyệt đối giữ bí mật các thông tin nhân sự và lương bổng của công ty.
* Năng động & Cầu tiến: Luôn sẵn lòng học hỏi cái mới, không ngại việc khó và có tinh thần phụng sự cao.
* Chịu được áp lực: Giữ được thái độ tích cực ngay cả khi khối lượng công việc tăng cao vào các dịp cao điểm.

---

Quyền lợi:

* Trợ cấp thực tập: Mức trợ cấp cạnh tranh (trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn) kèm hỗ trợ chi phí gửi xe và cơm trưa (tùy theo quy định công ty).
* Đào tạo bài bản: Được dẫn dắt trực tiếp bởi Mentor (Trưởng phòng/Chuyên viên nhân sự) giàu kinh nghiệm. Bạn sẽ được học về quy trình tuyển dụng chuẩn, cách xử lý quan hệ lao động và kỹ thuật quản trị hành chính hiện đại.
* Cơ hội nghề nghiệp: Có cơ hội trở thành nhân viên chính thức (Probation/Staff) sau 3-6 tháng thực tập nếu có kết quả làm việc xuất sắc.
* Môi trường làm việc: Văn phòng hiện đại tại Sài Gòn với không gian mở, trẻ trung. Đồng nghiệp thân thiện, "làm hết sức, chơi hết mình".
* Trải nghiệm thực tế: Được trực tiếp tham gia vào các dự án nhân sự lớn, không chỉ dừng lại ở việc photocopy hay pha trà.
* Chứng nhận: Được cấp dấu mộc và nhận xét thực tập thực tế cho báo cáo tốt nghiệp.
* Phúc lợi nội bộ: Tham gia các buổi workshop kỹ năng, các bữa tiệc teambuilding và các hoạt động văn hóa của công ty.

---

Tags: Thực tập sinh Nhân sự Sài Gòn, Tuyển dụng HR Intern, Hành chính Nhân sự HCM, Việc làm sinh viên mới tốt nghiệp, Thực tập có lương, HR Admin Intern Saigon, Quản trị nguồn nhân lực, Thực tập hành chính, Employee Engagement Intern, Hỗ trợ tuyển dụng.

Từ khóa tìm kiếm: Thực tập sinh HR, HR Intern Ho Chi Minh City, Internship Admin HR, Tuyển dụng nhân sự Sài Gòn, Thực tập sinh quản trị văn phòng, Việc làm nhân sự không kinh nghiệm, HR Generalist Intern, Thực tập sinh truyền thông nội bộ, Cộng tác viên nhân sự.

---

LƯU Ý DÀNH CHO ỨNG VIÊN:
Do tính chất công việc hành chính nhân sự tại Sài Gòn đòi hỏi sự nhanh nhẹn và chuẩn xác, chúng tôi khuyến khích các bạn ứng viên gửi kèm một bản Cover Letter ngắn gọn nêu rõ lý do bạn chọn ngành HR và mong muốn đạt được gì sau kỳ thực tập này. Hồ sơ của bạn chính là ấn tượng đầu tiên về sự chuyên nghiệp mà chúng tôi tìm kiếm.

---
*(Nội dung này được biên soạn chi tiết nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về vị trí Thực tập sinh Hành chính Nhân sự, giúp ứng viên hiểu rõ vai trò của mình trong hệ sinh thái doanh nghiệp tại Sài Gòn).*

Share