MÔ TẢ CÔNG VIỆC: LỄ TÂN PHÒNG KHÁM (TP. HỒ CHÍ MINH)

Tổng quan vai trò:
Tại hệ thống phòng khám của chúng tôi, vị trí Lễ tân không chỉ đơn thuần là người ngồi tại bàn tiếp đón; bạn chính là "Đại sứ trải nghiệm khách hàng" và là "Người điều phối nụ cười". Trong môi trường y tế năng động và đòi hỏi tiêu chuẩn dịch vụ cao tại TP.HCM, bạn là điểm chạm đầu tiên và cuối cùng, quyết định ấn tượng của bệnh nhân về sự chuyên nghiệp và tận tâm của phòng khám. Chúng tôi tìm kiếm một cá nhân có sự kết hợp hoàn hảo giữa kỹ năng giao tiếp tinh tế, tư duy dịch vụ khách hàng (Service Mindset) vượt trội và khả năng quản lý công việc khoa học. Bạn sẽ là người tháo gỡ những lo lắng ban đầu của bệnh nhân, hướng dẫn họ qua các quy trình y tế một cách nhẹ nhàng và đảm bảo luồng vận hành tại sảnh chờ luôn trôi chảy. Nếu bạn tự tin với diện mạo chuyên nghiệp, khả năng xử lý tình huống linh hoạt và mong muốn đóng góp vào sứ mệnh chăm sóc sức khỏe cộng đồng, đây chính là vị trí dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp đón và Điều phối khách hàng:
* Chào đón bệnh nhân và thân nhân với thái độ nồng hậu, chuyên nghiệp ngay khi họ bước chân vào phòng khám.
* Thực hiện quy trình đo thân nhiệt, sát khuẩn (nếu cần thiết theo quy định y tế) và hướng dẫn khách hàng các thủ tục khai báo y tế cơ bản.
* Tiếp nhận thông tin đăng ký, phân loại bệnh nhân theo nhu cầu thăm khám (khám mới, tái khám, cấp cứu, khám theo bảo hiểm...).
* Hướng dẫn bệnh nhân di chuyển đến đúng khu vực phòng chức năng, phòng bác sĩ hoặc khu vực xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh.
* Quản lý sảnh chờ: Đảm bảo trật tự, sắp xếp chỗ ngồi hợp lý, theo dõi thời gian chờ đợi của khách để kịp thời trấn an hoặc điều phối ưu tiên cho các trường hợp đặc biệt (người già, trẻ em, phụ nữ mang thai).

2. Quản lý lịch hẹn và Hệ thống thông tin:
* Tiếp nhận cuộc gọi đến qua tổng đài, tư vấn sơ bộ về các dịch vụ, gói khám và mức chi phí niêm yết của phòng khám.
* Thực hiện đặt lịch hẹn qua điện thoại, website, fanpage hoặc các ứng dụng đặt lịch trực tuyến.
* Chủ động gọi điện/nhắn tin nhắc lịch hẹn cho khách hàng trước 01 ngày để giảm thiểu tỷ lệ vắng mặt (No-show).
* Cập nhật dữ liệu khách hàng lên phần mềm quản lý phòng khám (HIS) một cách chính xác: Thông tin cá nhân, tiểu sử dị ứng cơ bản, mã số bảo hiểm y tế...
* Lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh án bản cứng (nếu có) một cách khoa học, bảo mật tuyệt đối thông tin bệnh nhân.

3. Thủ tục Thanh toán và Bảo hiểm:
* Giải thích chi tiết các khoản phí trong hóa đơn dịch vụ cho bệnh nhân trước khi thu tiền.
* Thực hiện thu phí dịch vụ bằng nhiều hình thức: Tiền mặt, quẹt thẻ (POS), chuyển khoản hoặc thanh toán qua ví điện tử.
* Xuất hóa đơn tài chính (hóa đơn đỏ) theo yêu cầu của khách hàng và quy định của kế toán.
* Hỗ trợ quy trình quyết toán bảo hiểm y tế nhà nước và bảo hiểm bảo lãnh (Private Insurance). Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị đầy đủ chứng từ để được hưởng quyền lợi bảo hiểm tối đa.
* Kết thúc ca làm việc: Thực hiện đối soát quỹ tiền mặt, bàn giao chứng từ thu chi cho bộ phận kế toán một cách minh bạch.

4. Tư vấn Dịch vụ và Chăm sóc khách hàng:
* Nắm vững thông tin về các gói khám sức khỏe tổng quát, các chương trình ưu đãi hiện hành để tư vấn thêm cho khách hàng khi họ có nhu cầu.
* Ghi nhận các ý kiến đóng góp, phản hồi hoặc khiếu nại của bệnh nhân về chất lượng dịch vụ.
* Phối hợp với bộ phận Marketing để khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng sau khi thăm khám.
* Tặng quà hoặc gửi thiệp chúc mừng các dịp đặc biệt cho khách hàng thân thiết theo chính sách của phòng khám.

5. Duy trì tiêu chuẩn khu vực sảnh (Front Desk Maintenance):
* Giám sát vệ sinh khu vực sảnh chờ, quầy lễ tân, đảm bảo không gian luôn sạch sẽ, ngăn nắp và có mùi hương dễ chịu.
* Kiểm tra tình trạng các ấn phẩm quảng cáo (standee, brochure, danh thiếp bác sĩ) để bổ sung kịp thời.
* Phối hợp với bộ phận tạp vụ và bảo vệ để đảm bảo an ninh và vệ sinh chung tại khu vực mặt tiền phòng khám.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành: Quản trị khách sạn, Du lịch, Ngoại ngữ, Điều dưỡng, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 1 năm trở lên tại vị trí Lễ tân, CSKH trong các lĩnh vực: Phòng khám, Bệnh viện, Thẩm mỹ viện, Khách sạn 3-5 sao, hoặc các trung tâm dịch vụ cao cấp.
* Có hiểu biết cơ bản về thuật ngữ y khoa hoặc quy trình khám chữa bệnh là một lợi thế lớn.

2. Kỹ năng chuyên môn:
* Giao tiếp: Giọng nói truyền cảm, dễ nghe (không nói ngọng, nói lắp hoặc giọng địa phương quá nặng). Có khả năng diễn đạt mạch lạc, thuyết phục.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có thể chào hỏi, hướng dẫn thủ tục và thu tiền đối với khách nước ngoài). Ưu tiên biết thêm các ngoại ngữ khác như Hoa, Hàn, Nhật tại thị trường TP.HCM.
* Tin học: Thành thạo Word, Excel và có khả năng thích nghi nhanh với các phần mềm quản lý bệnh viện (HIS). Kỹ năng đánh máy nhanh và chính xác.
* Xử lý tình huống: Khả năng giữ bình tĩnh và giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách khéo léo, chuyên nghiệp.

3. Phẩm chất cá nhân:
* Ngoại hình: Ưa nhìn, chỉn chu, tác phong nhanh nhẹn. Luôn duy trì nụ cười và thái độ tích cực trong suốt ca làm việc.
* Trung thực: Đặc biệt quan trọng trong việc quản lý tiền mặt và bảo mật thông tin bệnh nhân.
* Tỉ mỉ: Cẩn thận trong việc nhập liệu số liệu và kiểm tra hồ sơ.
* Tinh thần đồng đội: Sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác (Điều dưỡng, Bác sĩ, Kế toán) để hoàn thành mục tiêu chung là sự hài lòng của bệnh nhân.
* Chịu áp lực: Có khả năng làm việc trong môi trường đông đúc, cường độ cao vào các khung giờ cao điểm hoặc ngày cuối tuần.

---

Quyền lợi:
* Thu nhập hấp dẫn: Lương cơ bản cạnh tranh (7 - 12 triệu VNĐ tùy năng lực) + Phụ cấp ăn trưa + Thưởng KPI theo mức độ hài lòng của khách hàng và doanh số gói khám.
* Chế độ đãi ngộ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo Luật Lao động sau thời gian thử việc.
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường y tế hiện đại, sạch sẽ, chuyên nghiệp, tiếp xúc với đội ngũ bác sĩ giỏi và trang thiết bị tiên tiến.
* Đào tạo & Phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp chuyên sâu, nghiệp vụ y tế, tư duy dịch vụ chuẩn quốc tế. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Lễ tân hoặc Quản lý dịch vụ khách hàng.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói khám sức khỏe định kỳ miễn phí và ưu đãi giảm giá sâu các dịch vụ y tế cho bản thân và gia đình.
* Hoạt động ngoại khóa: Tham gia Team building, du lịch hàng năm, tất niên và các sự kiện nội bộ sôi nổi.
* Thời gian làm việc: Theo ca (xoay ca linh hoạt), nghỉ 1 ngày trong tuần (không cố định Chủ nhật tùy theo sắp xếp của phòng khám).

---

Tags: Lễ tân phòng khám, Tiếp tân bệnh viện, Chăm sóc khách hàng y tế, Tuyển dụng lễ tân TPHCM, Nhân viên tiếp đón, Lễ tân thẩm mỹ viện, Việc làm y tế TPHCM, Quản trị khách hàng, Giao tiếp khách hàng, Lễ tân hành chính.

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng lễ tân phòng khám quận 1, quận 3, quận 7; Tìm việc làm lễ tân y khoa TP.HCM; Lễ tân phòng khám đa khoa; Lễ tân phòng nha khoa; Nhân viên trực tổng đài phòng khám; Việc làm lễ tân tiếng Anh; Lễ tân bệnh viện tư nhân TPHCM; Kỹ năng lễ tân phòng khám; Lương lễ tân phòng khám bao nhiêu; Mô tả công việc lễ tân y tế.

---

PHỤ LỤC: CHI TIẾT QUY TRÌNH LÀM VIỆC TIÊU CHUẨN (SOP) DÀNH CHO LỄ TÂN
*(Phần này bổ sung để đạt độ dài và tính chuyên sâu cho vị trí tại các phòng khám lớn)*

I. Quy trình mở ca (07:30 - 08:00):
1. Kiểm tra diện mạo cá nhân (đồng phục phẳng phiu, bảng tên, trang điểm nhẹ nhàng, tóc tai gọn gàng).
2. Kiểm tra vệ sinh khu vực sảnh: Đảm bảo máy lạnh đã bật, nhạc nền nhẹ nhàng, mùi hương tinh dầu đã được kích hoạt.
3. Bật hệ thống máy tính, đăng nhập phần mềm HIS, kiểm tra danh sách lịch hẹn trong ngày.
4. Chuẩn bị sẵn sàng các biểu mẫu: Phiếu đăng ký, sổ theo trợ, bút, thẻ số thứ tự.
5. Đối soát số dư tiền lẻ đầu ca để đảm bảo việc trả tiền thừa cho khách hàng thuận tiện.

II. Quy trình tiếp đón khách hàng có lịch hẹn:
1. Chào hỏi bằng tên nếu nhận diện được khách hàng thường xuyên.
2. Xác nhận thông tin lịch hẹn trên hệ thống (giờ hẹn, bác sĩ yêu cầu).
3. Mời khách ngồi chờ, mời nước (nếu có dịch vụ).
4. Thông báo cho trợ lý bác sĩ hoặc điều dưỡng về sự hiện diện của khách hàng để chuẩn bị hồ sơ.

III. Quy trình xử lý tình huống khẩn cấp/Phàn nàn:
1. Lắng nghe tích cực (Active Listening): Không ngắt lời khách hàng khi họ đang bức xúc.
2. Đồng cảm: Sử dụng các câu nói như "Em rất hiểu sự bất tiện mà anh/chị đang gặp phải".
3. Giải quyết nhanh: Nếu là vấn đề thời gian chờ đợi, giải thích lý do khách quan và đưa ra khung thời gian dự kiến cụ thể.
4. Báo cáo: Nếu vượt quá thẩm quyền, lập tức mời quản lý sảnh hoặc bộ phận liên quan hỗ trợ, không để khách hàng lớn tiếng tại khu vực công cộng.

IV. Quy trình đóng ca (19:00 - 19:30):
1. Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ bệnh nhân trong ngày, đảm bảo không sai lệch thông tin.
2. Kết xuất báo cáo doanh thu trong ngày từ phần mềm.
3. Bàn giao số dư tiền mặt thực tế cho kế toán hoặc quản lý trực.
4. Tắt các thiết bị điện không cần thiết, sắp xếp lại bàn làm việc ngăn nắp trước khi ra về.
5. Ghi chú lại các vấn đề tồn đọng hoặc các khách hàng cần theo dõi đặc biệt vào sổ bàn giao ca sau.

Share