Chuyên mục hướng nghiệp việc làm tphcm xin kính chào quý cô chú anh chị và các bạn Với vai trò là một chuyên viên tuyển dụng tại TP.HCM, tôi sẽ giúp bạn xây dựng một hướng dẫn chi tiết về vị trí Trợ lý Giám đốc, bao gồm giới thiệu, lưu ý, kỹ năng, yêu cầu, từ khóa tìm kiếm và tags.
I. TUYỂN DỤNG TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
1. Giới thiệu chung về vị trí Trợ lý Giám đốc
*
Định nghĩa:
Trợ lý Giám đốc (Executive Assistant/Personal Assistant) là người hỗ trợ trực tiếp cho Giám đốc (CEO/Director) trong việc điều hành và quản lý công việc hàng ngày. Đây là một vị trí quan trọng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ và khả năng làm việc độc lập cao.
*
Mục tiêu công việc:
Đảm bảo Giám đốc có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược bằng cách hỗ trợ giải quyết các công việc hành chính, quản lý lịch trình, chuẩn bị tài liệu và phối hợp với các bộ phận khác.
*
Mối quan hệ:
* Báo cáo trực tiếp cho: Giám đốc (CEO/Director)
* Phối hợp với: Các phòng ban, đối tác bên ngoài, khách hàng (tùy theo yêu cầu công việc)
2. Mô tả công việc chi tiết (Job Description)
*
Công việc hành chính:
* Quản lý lịch trình làm việc, sắp xếp lịch họp, lịch công tác cho Giám đốc.
* Tiếp nhận, sàng lọc và phân phối văn thư, công văn, giấy tờ.
* Soạn thảo văn bản, báo cáo, thông báo theo yêu cầu.
* Quản lý hồ sơ, tài liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của Giám đốc và công ty.
* Thực hiện các thủ tục hành chính như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm visa, v.v.
*
Công tác đối nội, đối ngoại:
* Tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc với Giám đốc.
* Tham gia các cuộc họp, ghi biên bản và theo dõi tiến độ thực hiện các công việc được giao.
* Truyền đạt thông tin, chỉ đạo của Giám đốc đến các phòng ban liên quan.
* Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo của công ty.
*
Công việc hỗ trợ khác:
* Nghiên cứu, thu thập thông tin theo yêu cầu của Giám đốc.
* Hỗ trợ Giám đốc trong việc chuẩn bị các bài thuyết trình, báo cáo.
* Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
3. Yêu cầu công việc (Job Requirements)
*
Trình độ học vấn:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Kinh tế, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan.
*
Kinh nghiệm làm việc:
* Ít nhất 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý Giám đốc, Thư ký, hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các công ty lớn, tập đoàn.
*
Kỹ năng chuyên môn:
* Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
* Kỹ năng soạn thảo văn bản, báo cáo chuyên nghiệp.
* Kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng thuyết trình, đàm phán.
* Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả.
* Khả năng làm việc độc lập, chủ động, chịu được áp lực cao.
* Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (nghe, nói, đọc, viết). Ưu tiên ứng viên biết thêm các ngoại ngữ khác.
*
Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao trong công việc.
* Nhanh nhẹn, linh hoạt, xử lý tình huống tốt.
* Có khả năng bảo mật thông tin.
* Có tinh thần học hỏi, cầu tiến.
* Có khả năng làm việc nhóm.
4. Lưu ý khi tuyển dụng và làm việc
*
Tuyển dụng:
* Kiểm tra kỹ lưỡng kinh nghiệm làm việc, kỹ năng của ứng viên.
* Phỏng vấn kỹ về khả năng xử lý tình huống, khả năng chịu áp lực.
* Kiểm tra khả năng ngoại ngữ (nếu yêu cầu).
* Đánh giá phẩm chất cá nhân, sự phù hợp với văn hóa công ty.
*
Làm việc:
* Xây dựng mối quan hệ tin tưởng với Giám đốc.
* Chủ động nắm bắt thông tin, yêu cầu của Giám đốc.
* Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp, lịch sự.
* Không ngừng học hỏi, nâng cao kỹ năng.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối.
5. Kỹ năng cần thiết để thành công
*
Kỹ năng giao tiếp:
Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, thuyết phục.
*
Kỹ năng tổ chức:
Khả năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả.
*
Kỹ năng giải quyết vấn đề:
Khả năng phân tích, đánh giá và đưa ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh.
*
Kỹ năng làm việc độc lập:
Khả năng tự chủ, chủ động trong công việc.
*
Kỹ năng tin học:
Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng, email, internet.
*
Kỹ năng ngoại ngữ:
Khả năng sử dụng tiếng Anh hoặc các ngoại ngữ khác trong công việc.
6. Từ khóa tìm kiếm (Keywords)
* Trợ lý Giám đốc
* Executive Assistant
* Personal Assistant
* Thư ký Giám đốc
* Assistant to CEO
* Tuyển dụng Trợ lý Giám đốc
* Việc làm Trợ lý Giám đốc
* Trợ lý điều hành
* Executive Secretary
7. Tags
* #trolygiamdoc
* #executiveassistant
* #personalassistant
* #vieclamtphcm
* #tuyendung
* #job
* #career
* #assistant
* #secretary
* #ceo
* #director
Lời khuyên:
* Hãy điều chỉnh mô tả công việc, yêu cầu công việc và các kỹ năng cần thiết cho phù hợp với đặc thù của công ty và yêu cầu của Giám đốc.
* Sử dụng các kênh tuyển dụng hiệu quả như các trang web việc làm uy tín, mạng xã hội, hoặc thông qua các công ty headhunter.
* Tạo ấn tượng tốt với ứng viên trong quá trình phỏng vấn để thu hút những ứng viên tiềm năng nhất.
Chúc bạn tuyển dụng được một Trợ lý Giám đốc tài năng và phù hợp! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé.