Để cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy định hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử (CTĐT), tôi sẽ chia thành các phần chính sau đây, bao gồm các quy định pháp lý, đối tượng áp dụng, nội dung, quy trình, lưu ý và giải đáp một số câu hỏi thường gặp.
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ CHÍNH
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14:
Quy định chung về quản lý thuế, bao gồm cả HĐĐT và CTĐT.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Quy định về hóa đơn, chứng từ (Nghị định quan trọng nhất về HĐĐT).
Thông tư 78/2021/TT-BTC:
Hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Hướng dẫn chi tiết về HĐĐT).
Các văn bản pháp luật khác:
Luật Giao dịch điện tử, Luật Kế toán, các nghị định, thông tư sửa đổi, bổ sung liên quan.
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
Bắt buộc phải sử dụng HĐĐT, trừ một số trường hợp được quy định tại Điều 90 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ví dụ: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ở địa bàn khó khăn chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin).
Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí:
Sử dụng biên lai điện tử.
Người mua hàng hóa, dịch vụ:
Có quyền yêu cầu người bán cung cấp HĐĐT.
Cơ quan thuế:
Thực hiện quản lý, giám sát việc sử dụng HĐĐT.
Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT:
Phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
III. NỘI DUNG CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
HĐĐT phải có đầy đủ các nội dung sau:
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn:
Theo quy định của Bộ Tài chính.
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán:
Thông tin bắt buộc.
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có):
Nếu người mua có mã số thuế thì phải ghi đầy đủ.
4. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền:
Mô tả chi tiết hàng hóa, dịch vụ.
5. Tổng số tiền thanh toán:
Ghi bằng số và bằng chữ.
6. Thuế suất thuế GTGT (nếu có):
Ghi rõ thuế suất và tiền thuế GTGT.
7. Chữ ký số của người bán:
Bắt buộc (trừ một số trường hợp được quy định).
8. Chữ ký số của người mua (nếu có):
Khuyến khích.
9. Mã của cơ quan thuế (đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế):
Do cơ quan thuế cấp.
10.
Thời điểm lập hóa đơn:
Ghi rõ ngày, tháng, năm.
11.
Thời điểm ký số trên hóa đơn:
Phải sau hoặc trùng với thời điểm lập hóa đơn.
12.
Mã tra cứu của hóa đơn:
Để tra cứu thông tin trên hệ thống của cơ quan thuế.
13.
Thông tin về nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (nếu sử dụng):
Tên, mã số thuế.
14.
Các thông tin khác:
Logo, hình ảnh (nếu có), thông tin về tài khoản ngân hàng của người bán.
Lưu ý:
Nội dung HĐĐT phải tuân thủ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ngôn ngữ sử dụng trên HĐĐT là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phải đặt bên cạnh tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
Số lượng, đơn giá, thành tiền có thể được làm tròn theo nguyên tắc làm tròn số học.
IV. CÁC LOẠI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGTGT):
Dành cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng:
Dành cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
Hóa đơn khác:
Tem, vé, thẻ, phiếu thu… (nếu đáp ứng điều kiện là HĐĐT).
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Do doanh nghiệp tự phát hành và sử dụng.
V. QUY TRÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Quy trình chung bao gồm các bước sau:
1. Đăng ký sử dụng HĐĐT:
Doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Lựa chọn hình thức HĐĐT (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
2. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (nếu cần):
Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ.
3. Thiết lập hệ thống HĐĐT:
Cài đặt phần mềm HĐĐT (nếu sử dụng HĐĐT không có mã) hoặc kết nối với hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ (nếu sử dụng HĐĐT có mã).
Thiết lập các thông tin về doanh nghiệp, hàng hóa, dịch vụ.
4. Lập hóa đơn điện tử:
Nhập thông tin vào phần mềm HĐĐT hoặc hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.
Ký số lên hóa đơn.
5. Gửi hóa đơn điện tử cho người mua:
Gửi trực tiếp qua email, tin nhắn hoặc thông qua hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.
Đảm bảo người mua nhận được hóa đơn đầy đủ và hợp lệ.
6. Lưu trữ hóa đơn điện tử:
Lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.
Đảm bảo tính bảo mật, an toàn và khả năng truy cập dễ dàng.
7. Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử:
Nộp báo cáo sử dụng HĐĐT cho cơ quan thuế theo quy định.
VI. CÁC TRƯỜNG HỢP XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SAI SÓT
Hóa đơn chưa gửi cho người mua:
Hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.
Hóa đơn đã gửi cho người mua:
Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế:
Thông báo cho người mua về sai sót và không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
Sai sót các nội dung khác:
Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (tùy trường hợp).
Hai bên lập biên bản điều chỉnh/thỏa thuận bằng văn bản.
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế có sai sót:
Tuân thủ quy trình xử lý theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
VII. CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ
Chứng từ điện tử (CTĐT) bao gồm các loại chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng điện tử.
Hình thức:
CTĐT phải tuân thủ theo chuẩn định dạng do Bộ Tài chính quy định.
Chữ ký điện tử:
Phải có chữ ký điện tử của người lập, người duyệt và các cá nhân, tổ chức liên quan theo quy định của pháp luật.
Lưu trữ:
CTĐT phải được lưu trữ an toàn, bảo mật và đảm bảo khả năng truy cập.
Giá trị pháp lý:
CTĐT có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy khi đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.
VIII. LƯU Ý QUAN TRỌNG
Thời điểm chuyển đổi sang HĐĐT:
Doanh nghiệp cần chủ động chuyển đổi sang HĐĐT để tuân thủ quy định của pháp luật.
Bảo mật thông tin:
Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo mật thông tin HĐĐT để tránh rủi ro bị đánh cắp hoặc lợi dụng.
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín:
Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính ổn định, an toàn và tuân thủ pháp luật.
Cập nhật thường xuyên:
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất về HĐĐT để đảm bảo tuân thủ.
Lập kế hoạch chuyển đổi:
Xây dựng kế hoạch chuyển đổi chi tiết, bao gồm đánh giá hiện trạng, lựa chọn giải pháp, đào tạo nhân viên và triển khai thực tế.
IX. GIẢI ĐÁP MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc sử dụng HĐĐT không?
Có, trừ một số trường hợp được quy định tại Điều 90 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Có thể sử dụng đồng thời HĐĐT và hóa đơn giấy không?
Không, sau khi đã đăng ký sử dụng HĐĐT thì không được sử dụng hóa đơn giấy (trừ trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian nhất định).
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Không, HĐĐT không cần đóng dấu.
Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của HĐĐT?
Có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.
Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi lập HĐĐT không?
Có, trừ một số trường hợp được quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ví dụ: Hộ, cá nhân kinh doanh).
X. KẾT LUẬN
Việc áp dụng HĐĐT và CTĐT là xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của nền kinh tế. Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và triển khai HĐĐT để tuân thủ quy định của pháp luật, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí.
Lưu ý quan trọng:
Đây chỉ là hướng dẫn chung. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế để được hướng dẫn chi tiết và phù hợp với tình hình thực tế của mình. Luôn kiểm tra các văn bản pháp luật mới nhất để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định.
Nguồn: Việc làm Thủ Đức