Phỏng vấn hành vi (Behavioral Interview): Cách đặt câu hỏi và đánh giá chi tiết
Phỏng vấn hành vi là một kỹ thuật phỏng vấn được sử dụng rộng rãi để đánh giá ứng viên dựa trên kinh nghiệm và hành vi trong quá khứ. Mục tiêu là dự đoán hành vi tương lai của ứng viên bằng cách tìm hiểu cách họ đã xử lý các tình huống cụ thể trong quá khứ.
I. Tại sao sử dụng phỏng vấn hành vi?
Dự đoán chính xác hơn:
Hành vi trong quá khứ thường là một chỉ số đáng tin cậy về hành vi trong tương lai.
Đánh giá toàn diện hơn:
Nó giúp bạn đánh giá các kỹ năng mềm, năng lực cốt lõi và thái độ làm việc của ứng viên.
Giảm thiểu định kiến:
Tập trung vào hành vi cụ thể giúp giảm bớt sự ảnh hưởng của định kiến cá nhân.
Tìm hiểu sâu sắc hơn:
Nó cho phép bạn khám phá động cơ, quy trình suy nghĩ và cách giải quyết vấn đề của ứng viên.
II. Phương pháp STAR/SAR:
Phương pháp STAR (Situation, Task, Action, Result) hoặc SAR (Situation, Action, Result) là khung sườn phổ biến nhất để ứng viên trả lời câu hỏi phỏng vấn hành vi. Nhà tuyển dụng nên khuyến khích ứng viên sử dụng phương pháp này khi trả lời.
Situation (Tình huống):
Mô tả bối cảnh và hoàn cảnh xảy ra sự việc. Điều quan trọng là cung cấp đủ thông tin để người phỏng vấn hiểu rõ tình hình.
Task (Nhiệm vụ):
Giải thích nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể mà ứng viên cần đạt được.
Action (Hành động):
Chi tiết các hành động cụ thể mà ứng viên đã thực hiện để giải quyết tình huống hoặc hoàn thành nhiệm vụ. Đây là phần quan trọng nhất và nên được mô tả chi tiết.
Result (Kết quả):
Giải thích kết quả của hành động của ứng viên. Nêu bật những thành công, học hỏi được và tác động của hành động đó.
III. Cách đặt câu hỏi phỏng vấn hành vi:
Câu hỏi phỏng vấn hành vi thường bắt đầu bằng các cụm từ như:
“Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn…”
“Hãy mô tả một tình huống khi bạn…”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn…”
“Bạn đã làm gì khi…”
“Bạn đã phản ứng như thế nào khi…”
A. Ví dụ các câu hỏi phỏng vấn hành vi theo các kỹ năng và năng lực khác nhau:
Làm việc nhóm:
“Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn làm việc trong một nhóm mà các thành viên không đồng ý với nhau. Bạn đã làm gì để giải quyết sự bất đồng đó?”
“Hãy mô tả một dự án nhóm mà bạn tham gia và đóng góp nhiều nhất. Bạn đã làm gì để dự án thành công?”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn giúp đỡ một đồng nghiệp gặp khó khăn trong công việc.”
Giải quyết vấn đề:
“Hãy kể cho tôi nghe về một vấn đề khó khăn mà bạn đã gặp phải trong công việc. Bạn đã làm gì để giải quyết vấn đề đó?”
“Hãy mô tả một tình huống khi bạn phải đưa ra một quyết định quan trọng dưới áp lực thời gian. Bạn đã làm gì để đưa ra quyết định đó?”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn sử dụng sự sáng tạo để giải quyết một vấn đề.”
Giao tiếp:
“Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải truyền đạt một thông tin khó khăn cho người khác. Bạn đã làm gì để thông tin được tiếp nhận một cách tích cực?”
“Hãy mô tả một tình huống khi bạn phải thuyết phục ai đó về một ý tưởng của bạn.”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn lắng nghe tích cực để hiểu quan điểm của người khác.”
Khả năng thích ứng:
“Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải đối mặt với sự thay đổi bất ngờ trong công việc. Bạn đã làm gì để thích ứng với sự thay đổi đó?”
“Hãy mô tả một tình huống khi bạn phải làm việc với một người có phong cách làm việc khác với bạn. Bạn đã làm gì để xây dựng mối quan hệ hiệu quả?”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn học hỏi một kỹ năng mới để đáp ứng yêu cầu công việc.”
Quản lý thời gian:
“Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Bạn đã làm gì để ưu tiên và hoàn thành các dự án đúng thời hạn?”
“Hãy mô tả một tình huống khi bạn bị phân tâm trong công việc. Bạn đã làm gì để tập trung trở lại?”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn sử dụng các công cụ hoặc kỹ thuật để quản lý thời gian hiệu quả.”
Khả năng lãnh đạo:
“Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải dẫn dắt một đội nhóm đối mặt với một thử thách khó khăn. Bạn đã làm gì để động viên và hướng dẫn đội nhóm vượt qua thử thách đó?”
“Hãy mô tả một tình huống khi bạn phải đưa ra một quyết định khó khăn mà có thể không được mọi người ủng hộ. Bạn đã làm gì để giải thích và thuyết phục mọi người về quyết định đó?”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn phát triển và cố vấn cho một thành viên trong đội nhóm.”
Định hướng kết quả:
“Hãy kể cho tôi nghe về một thành tích lớn nhất của bạn trong công việc. Bạn đã làm gì để đạt được thành tích đó?”
“Hãy mô tả một tình huống khi bạn phải đối mặt với một mục tiêu khó khăn. Bạn đã làm gì để đạt được mục tiêu đó?”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn sử dụng dữ liệu và phân tích để cải thiện hiệu quả công việc.”
Khả năng giải quyết xung đột:
“Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải giải quyết một xung đột giữa các đồng nghiệp. Bạn đã làm gì để giải quyết xung đột đó?”
“Hãy mô tả một tình huống khi bạn có bất đồng với cấp trên của bạn. Bạn đã làm gì để giải quyết bất đồng đó một cách chuyên nghiệp?”
“Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn sử dụng kỹ năng đàm phán để đạt được một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.”
B. Mẹo đặt câu hỏi hiệu quả:
Hãy cụ thể:
Tránh những câu hỏi chung chung.
Hãy tập trung:
Đảm bảo câu hỏi liên quan đến kỹ năng bạn đang đánh giá.
Hãy mở:
Khuyến khích ứng viên cung cấp thông tin chi tiết.
Hãy đào sâu:
Sử dụng các câu hỏi tiếp theo để làm rõ và thu thập thêm thông tin. Ví dụ: “Bạn đã nghĩ gì lúc đó?”, “Tại sao bạn lại chọn làm điều đó?”, “Điều gì khó khăn nhất trong tình huống đó?”.
Hãy lắng nghe:
Tập trung vào những gì ứng viên đang nói và đặt câu hỏi dựa trên câu trả lời của họ.
IV. Đánh giá câu trả lời:
Sử dụng một thang điểm rõ ràng và nhất quán để đánh giá câu trả lời. Dưới đây là một ví dụ về thang điểm:
5 – Vượt quá mong đợi:
Ứng viên cung cấp một ví dụ mạnh mẽ và chi tiết, thể hiện đầy đủ các yếu tố của phương pháp STAR/SAR. Hành động của ứng viên mang lại kết quả ấn tượng và thể hiện rõ năng lực cần thiết.
4 – Đáp ứng mong đợi:
Ứng viên cung cấp một ví dụ đầy đủ, thể hiện rõ các yếu tố của phương pháp STAR/SAR. Hành động của ứng viên mang lại kết quả tích cực và thể hiện năng lực cần thiết.
3 – Gần đáp ứng mong đợi:
Ứng viên cung cấp một ví dụ, nhưng một số yếu tố của phương pháp STAR/SAR còn thiếu hoặc chưa được mô tả chi tiết. Hành động của ứng viên mang lại kết quả trung bình và thể hiện một phần năng lực cần thiết.
2 – Chưa đáp ứng mong đợi:
Ứng viên cung cấp một ví dụ mơ hồ hoặc không liên quan đến câu hỏi. Hành động của ứng viên không mang lại kết quả rõ ràng và không thể hiện năng lực cần thiết.
1 – Không thể đánh giá:
Ứng viên không thể cung cấp một ví dụ hoặc từ chối trả lời câu hỏi.
A. Các yếu tố cần xem xét khi đánh giá:
Sự rõ ràng và chi tiết:
Ứng viên có mô tả tình huống, nhiệm vụ, hành động và kết quả một cách rõ ràng và chi tiết không?
Tính liên quan:
Ví dụ có liên quan đến câu hỏi và thể hiện được kỹ năng/năng lực cần thiết không?
Hành động cụ thể:
Ứng viên có mô tả những hành động cụ thể mà họ đã thực hiện không? Tránh những câu trả lời chung chung như “Tôi đã làm việc chăm chỉ” hoặc “Tôi đã cố gắng hết sức.”
Kết quả đo lường được:
Ứng viên có thể mô tả kết quả của hành động của họ một cách đo lường được không?
Sự tự nhận thức:
Ứng viên có thể rút ra bài học kinh nghiệm từ tình huống đó không?
B. Ví dụ đánh giá chi tiết:
Câu hỏi:
Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải làm việc trong một nhóm mà các thành viên không đồng ý với nhau. Bạn đã làm gì để giải quyết sự bất đồng đó?
Câu trả lời (Ví dụ):
“Trong dự án cải tiến quy trình bán hàng, tôi là trưởng nhóm. Hai thành viên trong nhóm, An và Bình, có quan điểm trái ngược nhau về việc áp dụng phần mềm CRM mới. An cho rằng phần mềm này quá phức tạp và không phù hợp với nhân viên bán hàng, trong khi Bình lại tin rằng nó sẽ giúp tăng năng suất. Sự bất đồng này đã gây ra căng thẳng trong nhóm và ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Tôi đã quyết định tổ chức một cuộc họp riêng với An và Bình để lắng nghe quan điểm của từng người. Tôi đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về những lo ngại của An và những lợi ích mà Bình kỳ vọng từ phần mềm. Sau đó, tôi tổ chức một buổi trình bày chi tiết về phần mềm CRM, mời một chuyên gia đến để giải thích các tính năng và lợi ích của nó một cách khách quan. Cuối cùng, tôi đề xuất một giải pháp thỏa hiệp: thử nghiệm phần mềm với một nhóm nhỏ nhân viên bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Dựa trên kết quả thử nghiệm, chúng tôi sẽ đưa ra quyết định cuối cùng. Cả An và Bình đều đồng ý với giải pháp này. Sau khi thử nghiệm, kết quả cho thấy phần mềm CRM thực sự giúp tăng năng suất bán hàng. An đã thay đổi quan điểm của mình và ủng hộ việc triển khai phần mềm cho toàn bộ đội ngũ. Dự án đã hoàn thành đúng thời hạn và đạt được các mục tiêu đề ra.”
Đánh giá:
Điểm:
5 – Vượt quá mong đợi
Lý do:
Ứng viên mô tả tình huống, nhiệm vụ, hành động và kết quả một cách rõ ràng và chi tiết, tuân thủ phương pháp STAR.
Ví dụ liên quan trực tiếp đến câu hỏi và thể hiện kỹ năng giải quyết xung đột và làm việc nhóm.
Ứng viên đã chủ động lắng nghe, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của sự bất đồng, và đề xuất một giải pháp thỏa hiệp sáng tạo.
Kết quả là dự án đã hoàn thành đúng thời hạn và đạt được các mục tiêu đề ra, cho thấy hiệu quả của hành động của ứng viên.
Ứng viên thể hiện sự tự nhận thức bằng cách nhận ra tác động của sự bất đồng và chủ động giải quyết nó.
V. Lời khuyên quan trọng:
Chuẩn bị trước:
Xác định các kỹ năng và năng lực quan trọng cho vị trí và chuẩn bị danh sách các câu hỏi phỏng vấn hành vi tương ứng.
Ghi chép cẩn thận:
Ghi lại những điểm chính trong câu trả lời của ứng viên để tham khảo sau này.
Không ngắt lời:
Hãy để ứng viên hoàn thành câu trả lời của họ.
Sử dụng nhiều câu hỏi:
Đặt nhiều câu hỏi hành vi để có được bức tranh toàn diện về ứng viên.
So sánh ứng viên:
So sánh câu trả lời của các ứng viên khác nhau để đưa ra quyết định tuyển dụng tốt nhất.
Phỏng vấn hành vi là một công cụ mạnh mẽ để đánh giá ứng viên và dự đoán hiệu suất làm việc của họ. Bằng cách sử dụng phương pháp này một cách hiệu quả, bạn có thể đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt và tìm được những ứng viên phù hợp nhất cho tổ chức của bạn. Chúc bạn thành công!
Nguồn: Viec lam Ho Chi Minh