Để một hóa đơn GTGT được coi là hợp lệ, cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện và tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các điều kiện để hóa đơn GTGT được xem là hợp lệ:
1. Hình thức và Nội dung hóa đơn:
Hình thức:
Hóa đơn điện tử:
Phải tuân thủ theo định dạng chuẩn do cơ quan thuế quy định (thường là XML) và có đầy đủ chữ ký điện tử của người bán.
Hóa đơn giấy (chỉ áp dụng trong một số trường hợp nhất định):
Phải được in từ phần mềm hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế, có đầy đủ các liên theo quy định.
Nội dung:
Hóa đơn phải chứa đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
Thông tin người bán:
Tên đầy đủ của người bán (tên công ty/tổ chức/cá nhân kinh doanh).
Địa chỉ trụ sở kinh doanh của người bán.
Mã số thuế của người bán.
Thông tin người mua:
Tên đầy đủ của người mua (tên công ty/tổ chức/cá nhân).
Địa chỉ của người mua.
Mã số thuế của người mua (nếu có). Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế thì không bắt buộc phải điền.
Thông tin hàng hóa/dịch vụ:
Tên hàng hóa/dịch vụ.
Đơn vị tính (nếu có).
Số lượng.
Đơn giá.
Thành tiền (chưa có thuế GTGT).
Thuế suất thuế GTGT (ví dụ: 0%, 5%, 10%).
Tiền thuế GTGT.
Tổng cộng tiền thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT).
Thông tin khác:
Số hóa đơn (phải là duy nhất và liên tục theo quy định).
Ký hiệu hóa đơn (ví dụ: AA/23E).
Ngày tháng năm lập hóa đơn (phải là ngày diễn ra giao dịch hoặc ngày gần nhất).
Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản…).
Chữ ký của người bán (chữ ký số đối với hóa đơn điện tử, chữ ký và đóng dấu đối với hóa đơn giấy).
Chữ ký của người mua (không bắt buộc, trừ khi có thỏa thuận khác).
Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Mã tra cứu của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Mã QR code (đối với hóa đơn điện tử theo quy định).
2. Tính hợp pháp của giao dịch:
Giao dịch có thật:
Hóa đơn phải được lập cho một giao dịch mua bán hàng hóa/dịch vụ có thật.
Mục đích kinh doanh:
Giao dịch phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Giá trị hợp lý:
Giá trị của hàng hóa/dịch vụ phải phù hợp với giá thị trường tại thời điểm giao dịch.
Chứng từ thanh toán:
Có chứng từ thanh toán hợp lệ kèm theo (ví dụ: phiếu thu, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng) nếu giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT). Thanh toán bằng tiền mặt cho các giao dịch trên 20 triệu đồng sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
3. Đăng ký và sử dụng hóa đơn:
Đăng ký sử dụng hóa đơn:
Người bán phải đăng ký sử dụng hóa đơn (hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy) với cơ quan thuế trước khi phát hành và sử dụng.
Sử dụng đúng loại hóa đơn:
Sử dụng đúng loại hóa đơn theo quy định của pháp luật (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…).
Lập hóa đơn đúng thời điểm:
Lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền trước.
Báo cáo sử dụng hóa đơn:
Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đầy đủ và đúng thời hạn cho cơ quan thuế.
4. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục:
Sai sót thông tin:
Nếu có sai sót về thông tin trên hóa đơn, cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc lập hóa đơn thay thế (tùy thuộc vào mức độ sai sót).
Hóa đơn bỏ trốn:
Cần kiểm tra xem người bán có thuộc danh sách doanh nghiệp bỏ trốn hay không trước khi giao dịch. Có thể tra cứu thông tin này trên trang web của Tổng cục Thuế.
Hóa đơn không hợp lệ:
Nếu hóa đơn không đáp ứng các điều kiện trên, có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
5. Các quy định hiện hành:
Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Lưu ý quan trọng:
Nên thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất của pháp luật về hóa đơn để đảm bảo tuân thủ.
Sử dụng phần mềm hóa đơn uy tín để giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, nên tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế địa phương.
Tóm lại, để đảm bảo hóa đơn GTGT được coi là hợp lệ, cần chú trọng đến hình thức, nội dung, tính hợp pháp của giao dịch, việc đăng ký và sử dụng hóa đơn đúng quy định, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Nguồn: Việc làm TPHCM