Chào bạn,
Để giúp bạn hiểu rõ về các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, tôi sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, bao gồm các quy định chung, các loại chi phí cụ thể, và những lưu ý quan trọng.
I. Quy định chung về chi phí được trừ
Theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hiện hành, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
1. Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh:
Chi phí phải phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ:
Chi phí phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng, chứng từ thanh toán…).
3. Thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên):
Các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ví dụ: ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, thanh toán qua thẻ…).
4. Không thuộc các khoản chi không được trừ:
Chi phí không thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sẽ được liệt kê chi tiết ở phần sau).
II. Các loại chi phí được trừ cụ thể
Dưới đây là một số loại chi phí phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp và được trừ khi tính thuế TNDN, nếu đáp ứng các điều kiện chung nêu trên:
1. Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng:
Chi phí mua nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng sử dụng trực tiếp vào sản xuất, kinh doanh.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng.
Định mức sử dụng nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng phải hợp lý và được xây dựng, quản lý theo quy định của doanh nghiệp.
2. Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động:
Tiền lương, tiền công trả cho người lao động theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể.
Các khoản phụ cấp, trợ cấp (ăn trưa, đi lại, điện thoại,…) nếu có quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế của doanh nghiệp.
Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN) phần thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
Lưu ý:
Mức lương, thưởng phải hợp lý so với năng suất lao động và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Các khoản chi trả cho người lao động không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng không hợp lệ có thể không được trừ.
3. Chi phí khấu hao tài sản cố định:
Chi phí khấu hao của tài sản cố định sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Mức khấu hao phải phù hợp với quy định của Bộ Tài chính (Thông tư 45/2013/TT-BTC).
Tài sản cố định phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh quyền sở hữu.
4. Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Chi phí điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, thuê nhà xưởng,…
Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp, kho bãi.
Chi phí tư vấn (pháp lý, kế toán,…)
Lưu ý:
Cần có hợp đồng và hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
5. Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí hội nghị, tiếp khách (có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và tuân thủ quy định về mức chi).
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại (phải có kế hoạch, chương trình cụ thể và hóa đơn, chứng từ đầy đủ).
Chi phí công tác phí (vé máy bay, tàu xe, lưu trú,…) cho cán bộ, nhân viên đi công tác.
Chi phí bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.
6. Chi phí lãi vay:
Chi phí lãi vay ngân hàng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Lưu ý:
Khống chế chi phí lãi vay theo quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP (thường là không vượt quá 30% lợi nhuận trước thuế, lãi vay và khấu hao).
Phải có hợp đồng vay vốn và chứng từ thanh toán lãi vay đầy đủ.
7. Chi phí trích lập dự phòng:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp.
Lưu ý:
Việc trích lập dự phòng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh.
8. Các khoản chi khác:
Thuế, phí, lệ phí nộp ngân sách nhà nước (trừ thuế TNDN).
Chi tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục hậu quả thiên tai (nếu có đầy đủ hồ sơ theo quy định).
Các khoản chi cho hoạt động phòng chống dịch bệnh (nếu có).
III. Các khoản chi không được trừ
Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định chi tiết các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN. Dưới đây là một số khoản chi phổ biến mà doanh nghiệp cần lưu ý:
1. Các khoản chi không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
2. Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc có hóa đơn nhưng không ghi đầy đủ các nội dung theo quy định.
3. Các khoản chi không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
4. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân mà không có hợp đồng thuê hoặc hợp đồng thuê không có đầy đủ thông tin theo quy định.
5. Chi trả lãi tiền vay vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay sau khi trừ đi thu nhập từ lãi tiền gửi, lãi cho vay phát sinh trong kỳ.
6. Các khoản chi ủng hộ, tài trợ không đúng mục đích hoặc không có hồ sơ, chứng từ theo quy định.
7. Tiền phạt vi phạm hành chính.
8. Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ.
9. Chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.
10.
Phần chi vượt mức theo quy định của pháp luật đối với một số khoản chi như: chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị…
11.
Khoản chi trả trợ cấp mất việc làm, thôi việc cho người lao động không đúng quy định.
IV. Lưu ý quan trọng
Luôn cập nhật các quy định mới nhất:
Các quy định về thuế TNDN có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để đảm bảo tuân thủ.
Lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ:
Việc lưu trữ đầy đủ và cẩn thận hóa đơn, chứng từ là rất quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của các khoản chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Xây dựng quy chế chi tiêu rõ ràng:
Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, quy định cụ thể về các khoản chi được phép, mức chi tối đa, và các yêu cầu về hóa đơn, chứng từ.
Tham khảo ý kiến của chuyên gia:
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về các khoản chi phí được trừ, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn thuế hoặc kế toán để được giải đáp và hướng dẫn cụ thể.
Ví dụ minh họa:
Công ty A có các khoản chi phí sau trong năm tài chính:
Mua nguyên vật liệu: 500 triệu đồng (có hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho).
Tiền lương nhân viên: 300 triệu đồng (có hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ thanh toán).
Thuê văn phòng: 100 triệu đồng (có hợp đồng thuê và hóa đơn).
Chi phí tiếp khách: 30 triệu đồng (có hóa đơn và chứng từ thanh toán, mức chi phù hợp với quy định).
Tiền phạt vi phạm giao thông: 5 triệu đồng.
Trong trường hợp này, các khoản chi được trừ là:
Mua nguyên vật liệu: 500 triệu đồng
Tiền lương nhân viên: 300 triệu đồng
Thuê văn phòng: 100 triệu đồng
Chi phí tiếp khách: 30 triệu đồng
Khoản chi không được trừ là:
Tiền phạt vi phạm giao thông: 5 triệu đồng
Hy vọng hướng dẫn này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Chúc bạn thành công trong hoạt động kinh doanh!
Nguồn: Việc làm Hồ Chí Minh