Việc làm TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại Thành Phố Hồ Chí Minh trung tâm kinh tế lớn nhất Việt Nam cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc nhanh, Để đánh giá và cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng cho cả hai kênh (tôi hiểu là kênh phân phối), chúng ta cần một hướng dẫn chi tiết và có hệ thống. Dưới đây là một hướng dẫn toàn diện, bao gồm các bước, chỉ số và công cụ cần thiết:
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT ĐÁNH GIÁ VÀ CẢI THIỆN HIỆU SUẤT CHUỖI CUNG ỨNG CHO HAI KÊNH PHÂN PHỐI
I. GIỚI THIỆU
Mục tiêu:
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu của cả hai kênh phân phối một cách hiệu quả nhất, giảm chi phí, tăng tính linh hoạt và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Phạm vi:
Toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối, bao gồm:
Kênh 1:
(Ví dụ: Bán lẻ truyền thống, Đại lý,…) – Mô tả chi tiết kênh này
Kênh 2:
(Ví dụ: Bán hàng trực tuyến, Thương mại điện tử,…) – Mô tả chi tiết kênh này
Đối tượng:
Các nhà quản lý chuỗi cung ứng, chuyên viên phân tích, bộ phận mua hàng, kho vận, bán hàng, marketing và tài chính.
II. GIAI ĐOẠN 1: ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG CHUỖI CUNG ỨNG
Bước 1: Xây dựng bản đồ chuỗi cung ứng (Supply Chain Mapping)
Mục đích:
Hiểu rõ cấu trúc, các thành phần và quy trình của chuỗi cung ứng cho từng kênh.
Thực hiện:
Xác định các bên liên quan chính:
Nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối, kho, đơn vị vận chuyển, điểm bán lẻ, khách hàng.
Mô tả luồng vật chất:
Hàng hóa di chuyển như thế nào từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối qua từng kênh.
Mô tả luồng thông tin:
Thông tin về nhu cầu, đơn hàng, tồn kho, vận chuyển được trao đổi như thế nào giữa các bên.
Mô tả luồng tài chính:
Thanh toán, công nợ, chi phí phát sinh trong chuỗi.
Sử dụng công cụ:
Sơ đồ Visio, Lucidchart, hoặc các phần mềm chuyên dụng để vẽ bản đồ.
Bước 2: Thu thập dữ liệu hiệu suất
Mục đích:
Đo lường hiệu suất hiện tại của chuỗi cung ứng trên các khía cạnh khác nhau.
Nguồn dữ liệu:
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning)
Hệ thống quản lý kho (WMS – Warehouse Management System)
Hệ thống quản lý vận tải (TMS – Transportation Management System)
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management)
Dữ liệu bán hàng từ cả hai kênh
Phản hồi từ khách hàng
Khảo sát nội bộ
Các chỉ số (KPIs) cần đo lường:
Hiệu quả hoạt động:
Chi phí chuỗi cung ứng:
Tổng chi phí / Doanh thu (phân tích theo từng kênh)
Chi phí vận chuyển:
Chi phí vận chuyển / Doanh thu (phân tích theo từng kênh)
Chi phí lưu kho:
Chi phí lưu kho / Giá trị hàng tồn kho
Tỷ lệ sử dụng công suất:
(Sản lượng thực tế / Công suất tối đa) x 100%
Khả năng đáp ứng:
Thời gian đáp ứng đơn hàng (Order Cycle Time):
Thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng thành công (phân tích theo từng kênh). Cần xem xét thời gian xử lý đơn hàng, thời gian chuẩn bị hàng, thời gian vận chuyển.
Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-Time Delivery):
Số đơn hàng giao đúng hạn / Tổng số đơn hàng (phân tích theo từng kênh)
Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng (Fill Rate):
Số lượng hàng giao / Số lượng hàng yêu cầu (phân tích theo từng kênh, theo sản phẩm)
Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu (Service Level):
Đo lường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, ví dụ: tỷ lệ khách hàng hài lòng, tỷ lệ giữ chân khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho:
Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover):
Giá vốn hàng bán / Giá trị hàng tồn kho bình quân
Số ngày tồn kho (Days of Supply):
(Giá trị hàng tồn kho / Giá vốn hàng bán) x 365
Tỷ lệ lỗi thời hàng tồn kho (Inventory Obsolescence Rate):
Giá trị hàng tồn kho lỗi thời / Tổng giá trị hàng tồn kho
Độ tin cậy:
Tỷ lệ lỗi đơn hàng (Order Accuracy):
Số đơn hàng đúng / Tổng số đơn hàng
Tỷ lệ trả hàng (Return Rate):
Số lượng hàng trả lại / Tổng số lượng hàng bán ra (phân tích theo từng kênh, theo sản phẩm). Cần phân tích nguyên nhân trả hàng.
Bước 3: Phân tích dữ liệu và xác định điểm nghẽn
Mục đích:
Tìm ra những vấn đề, điểm yếu trong chuỗi cung ứng đang ảnh hưởng đến hiệu suất.
Thực hiện:
So sánh dữ liệu:
So sánh hiệu suất giữa hai kênh, so sánh với đối thủ cạnh tranh, so sánh với mục tiêu đã đề ra.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis):
Sử dụng các công cụ như 5 Whys, Fishbone Diagram để tìm ra nguyên nhân sâu xa của các vấn đề.
Xác định các điểm nghẽn:
Những khâu nào đang gây ra sự chậm trễ, chi phí cao, hoặc chất lượng kém? Ví dụ:
Dự báo nhu cầu không chính xác:
Dẫn đến tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt hàng.
Quy trình mua hàng rườm rà:
Gây chậm trễ trong việc cung cấp nguyên vật liệu.
Năng lực sản xuất hạn chế:
Không đáp ứng được nhu cầu tăng cao.
Quản lý kho không hiệu quả:
Tốn kém chi phí lưu kho, khó tìm kiếm hàng hóa.
Vận chuyển chậm trễ:
Ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận:
Gây ra sai sót, chậm trễ.
III. GIAI ĐOẠN 2: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CẢI TIẾN
Bước 4: Đề xuất giải pháp cải tiến
Mục đích:
Đưa ra các giải pháp cụ thể để giải quyết các điểm nghẽn và cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng.
Các giải pháp tiềm năng (cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế):
Cải thiện dự báo nhu cầu:
Sử dụng các công cụ dự báo hiện đại (ví dụ: Machine Learning).
Chia sẻ thông tin bán hàng với nhà cung cấp.
Xây dựng quy trình dự báo có sự tham gia của nhiều bộ phận.
Tối ưu hóa quy trình mua hàng:
Tự động hóa quy trình mua hàng.
Đàm phán giá tốt hơn với nhà cung cấp.
Xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược với nhà cung cấp.
Nâng cao năng lực sản xuất:
Đầu tư vào công nghệ mới.
Cải tiến quy trình sản xuất.
Đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân.
Tối ưu hóa quản lý kho:
Áp dụng hệ thống quản lý kho (WMS).
Sử dụng mã vạch, RFID để theo dõi hàng hóa.
Tối ưu hóa bố trí kho.
Tối ưu hóa vận chuyển:
Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp.
Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển.
Sử dụng phần mềm quản lý vận tải (TMS).
Cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận:
Xây dựng hệ thống thông tin chia sẻ.
Tổ chức các cuộc họp định kỳ.
Thiết lập các chỉ số đo lường chung.
Tối ưu hóa cho từng kênh:
Kênh Bán Lẻ Truyền Thống/Đại Lý:
Tập trung vào dự báo chính xác, quản lý tồn kho hiệu quả tại điểm bán, tối ưu hóa vận chuyển đến các cửa hàng.
Kênh Bán Hàng Trực Tuyến/Thương Mại Điện Tử:
Tập trung vào tốc độ xử lý đơn hàng, quản lý kho hiệu quả cho việc picking & packing, lựa chọn đối tác vận chuyển có năng lực giao hàng nhanh và chi phí hợp lý.
Ứng dụng công nghệ:
Blockchain:
Theo dõi nguồn gốc và lịch sử sản phẩm.
Internet of Things (IoT):
Giám sát hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Big Data Analytics:
Phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định tốt hơn.
Bước 5: Xây dựng kế hoạch hành động
Mục đích:
Xác định rõ các bước cần thực hiện, thời gian, nguồn lực và trách nhiệm để triển khai các giải pháp cải tiến.
Nội dung:
Liệt kê các hành động cụ thể:
Ví dụ: “Triển khai phần mềm WMS vào quý 3 năm 2024.”
Xác định người chịu trách nhiệm:
Ai sẽ thực hiện hành động này?
Xác định thời gian hoàn thành:
Khi nào hành động này phải được hoàn thành?
Xác định nguồn lực cần thiết:
Ngân sách, nhân lực, công nghệ.
Xây dựng lịch trình chi tiết (Gantt Chart).
Đánh giá rủi ro:
Xác định các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch ứng phó.
Bước 6: Ưu tiên các dự án cải tiến
Mục đích:
Tập trung nguồn lực vào những dự án có tác động lớn nhất và khả thi nhất.
Sử dụng ma trận ưu tiên:
Ví dụ: Ma trận tác động – khả thi (Impact – Feasibility Matrix).
Tiêu chí ưu tiên:
Tác động:
Mức độ cải thiện hiệu suất (ví dụ: giảm chi phí, tăng doanh thu, cải thiện dịch vụ khách hàng).
Khả thi:
Mức độ dễ dàng thực hiện (ví dụ: nguồn lực, thời gian, rủi ro).
IV. GIAI ĐOẠN 3: TRIỂN KHAI VÀ GIÁM SÁT
Bước 7: Triển khai kế hoạch cải tiến
Mục đích:
Thực hiện các hành động đã được lên kế hoạch.
Lưu ý:
Truyền thông:
Thông báo cho tất cả các bên liên quan về kế hoạch cải tiến.
Đào tạo:
Đào tạo cho nhân viên về các quy trình mới, công cụ mới.
Quản lý thay đổi:
Giúp nhân viên thích ứng với những thay đổi.
Thực hiện thí điểm:
Thử nghiệm các giải pháp mới trên quy mô nhỏ trước khi triển khai trên diện rộng.
Bước 8: Giám sát và đánh giá
Mục đích:
Theo dõi tiến độ thực hiện, đo lường hiệu quả của các giải pháp, và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Thực hiện:
Theo dõi các KPIs:
Đo lường các chỉ số đã được xác định ở Bước 2.
Báo cáo định kỳ:
Báo cáo tiến độ và kết quả cho các bên liên quan.
Đánh giá hiệu quả:
So sánh hiệu suất trước và sau khi triển khai các giải pháp.
Điều chỉnh:
Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đạt được mục tiêu.
Bước 9: Liên tục cải tiến
Mục đích:
Duy trì và cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng liên tục.
Thực hiện:
Thiết lập văn hóa cải tiến:
Khuyến khích nhân viên đưa ra ý tưởng cải tiến.
Định kỳ đánh giá lại chuỗi cung ứng:
Thực hiện lại các bước từ Bước 1 để tìm ra những cơ hội cải tiến mới.
Áp dụng các phương pháp cải tiến liên tục:
Ví dụ: Lean Manufacturing, Six Sigma.
V. CÔNG CỤ HỖ TRỢ
Phần mềm ERP:
Quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Phần mềm WMS:
Quản lý kho hàng.
Phần mềm TMS:
Quản lý vận tải.
Phần mềm CRM:
Quản lý quan hệ khách hàng.
Phần mềm SCM:
(Supply Chain Management) – Quản lý chuỗi cung ứng (tích hợp nhiều chức năng).
Công cụ phân tích dữ liệu:
Excel, Power BI, Tableau.
Công cụ vẽ sơ đồ:
Visio, Lucidchart.
VI. LƯU Ý QUAN TRỌNG
Sự tham gia của lãnh đạo:
Sự ủng hộ của lãnh đạo là yếu tố then chốt để thành công.
Sự tham gia của các bộ phận:
Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.
Dữ liệu chính xác:
Dữ liệu là nền tảng để đưa ra quyết định đúng đắn.
Tính linh hoạt:
Chuỗi cung ứng cần có khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường.
Tập trung vào khách hàng:
Mọi quyết định đều phải hướng đến việc cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Ví dụ Cụ Thể:
Giả sử bạn là một công ty bán lẻ thời trang có cả kênh cửa hàng truyền thống và kênh bán hàng trực tuyến.
Vấn đề:
Thời gian giao hàng cho kênh trực tuyến quá lâu, tỷ lệ trả hàng cao ở cả hai kênh.
Giải pháp:
Kênh trực tuyến:
Tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng và đóng gói.
Lựa chọn đối tác vận chuyển có thời gian giao hàng nhanh hơn.
Cải thiện thông tin sản phẩm trên website (hình ảnh, mô tả, kích thước) để giảm tỷ lệ trả hàng.
Cả hai kênh:
Cải thiện chất lượng sản phẩm.
Đào tạo nhân viên tư vấn bán hàng tốt hơn.
Lời Kết:
Việc đánh giá và cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng là một quá trình liên tục. Bằng cách áp dụng các bước trong hướng dẫn này, bạn có thể xây dựng một chuỗi cung ứng hiệu quả hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và đạt được lợi thế cạnh tranh. Chúc bạn thành công!
Nguồn: Việc làm Thủ Đức