Để lập một bảng cân đối kế toán chi tiết, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
I. Chuẩn Bị:
1. Thu thập dữ liệu:
Sổ cái:
Đây là nguồn dữ liệu chính. Bạn cần có sổ cái chi tiết cho tất cả các tài khoản (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu).
Sổ chi tiết:
Các sổ chi tiết (ví dụ: sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả, hàng tồn kho, tài sản cố định) cung cấp thông tin chi tiết hơn cho một số tài khoản cụ thể.
Chứng từ gốc:
Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có… để kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.
Các báo cáo, bảng kê liên quan:
Bảng khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ chi phí trả trước…
2. Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu:
Đối chiếu số liệu:
So sánh số liệu giữa sổ cái và sổ chi tiết. Đảm bảo tổng số dư của các tài khoản chi tiết phải khớp với số dư của tài khoản tổng hợp tương ứng trên sổ cái.
Kiểm tra chứng từ:
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc. Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Rà soát bút toán:
Kiểm tra các bút toán định kỳ (khấu hao, phân bổ, dự phòng…) để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định kế toán.
3. Xác định khuôn mẫu bảng cân đối kế toán:
Chọn hình thức báo cáo:
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và quy định của pháp luật, bạn có thể sử dụng hình thức bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133.
Xác định các chỉ tiêu:
Liệt kê tất cả các chỉ tiêu cần thiết trên bảng cân đối kế toán, dựa trên danh mục tài khoản sử dụng và yêu cầu quản lý.
II. Lập Bảng Cân Đối Kế Toán:
A. Phần Tài Sản:
1. Tài Sản Ngắn Hạn:
Tiền và các khoản tương đương tiền:
Tiền mặt:
Số tiền mặt thực tế có tại quỹ.
Tiền gửi ngân hàng:
Số tiền gửi tại các tài khoản ngân hàng (VND, ngoại tệ).
Tiền đang chuyển:
Số tiền đang trong quá trình chuyển khoản hoặc chưa được ngân hàng ghi nhận.
Các khoản tương đương tiền:
Các khoản đầu tư ngắn hạn có tính thanh khoản cao, dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt và ít rủi ro biến động giá trị. (Ví dụ: tín phiếu kho bạc, kỳ phiếu ngân hàng ngắn hạn).
Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn:
Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (HTM) dưới 1 năm:
Các khoản đầu tư có kỳ hạn dưới 1 năm, doanh nghiệp có ý định và khả năng nắm giữ đến ngày đáo hạn.
Cho vay ngắn hạn:
Các khoản cho vay có kỳ hạn dưới 1 năm.
Đầu tư chứng khoán ngắn hạn:
Cổ phiếu, trái phiếu ngắn hạn được mua với mục đích kinh doanh.
Các khoản phải thu ngắn hạn:
Phải thu khách hàng:
Số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp.
Trả trước cho người bán:
Số tiền doanh nghiệp đã trả trước cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Phải thu nội bộ ngắn hạn:
Các khoản phải thu giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp (nếu có).
Phải thu về cho vay ngắn hạn:
Số tiền phải thu từ các khoản cho vay ngắn hạn.
Phải thu khác:
Các khoản phải thu khác (ví dụ: tiền phạt, bồi thường…).
Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi:
Khoản dự phòng cho các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được. (Ghi âm giá trị).
Hàng tồn kho:
Hàng mua đang đi trên đường:
Hàng hóa đã mua nhưng chưa nhập kho.
Nguyên liệu, vật liệu:
Vật tư, nguyên liệu dùng cho quá trình sản xuất.
Công cụ, dụng cụ:
Các công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn (dưới 1 năm).
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Chi phí phát sinh cho các sản phẩm chưa hoàn thành.
Thành phẩm:
Sản phẩm đã hoàn thành và sẵn sàng để bán.
Hàng hóa:
Hàng mua về để bán.
Hàng gửi đi bán:
Hàng hóa đã gửi cho đại lý, cửa hàng bán lẻ nhưng chưa được bán.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Khoản dự phòng cho việc giảm giá trị hàng tồn kho. (Ghi âm giá trị).
Chi phí trả trước ngắn hạn:
Các chi phí đã trả trước nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán và có thời gian phân bổ dưới 1 năm.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ:
Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước:
Số tiền thuế và các khoản phí khác đã nộp thừa cho Nhà nước (nếu có).
Tài sản ngắn hạn khác:
Các tài sản ngắn hạn khác không thuộc các khoản mục trên.
2. Tài Sản Dài Hạn:
Các khoản phải thu dài hạn:
Phải thu dài hạn của khách hàng:
Số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp với thời hạn thanh toán trên 1 năm.
Phải thu về cho thuê tài sản:
Số tiền phải thu từ việc cho thuê tài sản.
Phải thu nội bộ dài hạn:
Các khoản phải thu giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp (nếu có) với thời hạn trên 1 năm.
Phải thu khác dài hạn:
Các khoản phải thu khác có thời hạn trên 1 năm.
Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi:
Khoản dự phòng cho các khoản phải thu dài hạn có khả năng không thu hồi được. (Ghi âm giá trị).
Tài sản cố định (TSCĐ):
TSCĐ hữu hình:
Nguyên giá:
Giá trị ban đầu của TSCĐ hữu hình.
Giá trị hao mòn lũy kế:
Tổng số khấu hao đã trích cho TSCĐ hữu hình. (Ghi âm giá trị).
TSCĐ thuê tài chính:
Nguyên giá:
Giá trị ban đầu của TSCĐ thuê tài chính.
Giá trị hao mòn lũy kế:
Tổng số khấu hao đã trích cho TSCĐ thuê tài chính. (Ghi âm giá trị).
TSCĐ vô hình:
Nguyên giá:
Giá trị ban đầu của TSCĐ vô hình.
Giá trị hao mòn lũy kế:
Tổng số khấu hao đã trích cho TSCĐ vô hình. (Ghi âm giá trị).
Bất động sản đầu tư:
Nguyên giá:
Giá trị ban đầu của bất động sản đầu tư.
Giá trị hao mòn lũy kế:
Tổng số khấu hao đã trích cho bất động sản đầu tư. (Ghi âm giá trị).
Tài sản dở dang dài hạn:
Chi phí xây dựng cơ bản dở dang:
Chi phí xây dựng các công trình chưa hoàn thành.
Chi phí đầu tư tài sản dở dang khác:
Chi phí đầu tư vào các tài sản khác chưa hoàn thành.
Các khoản đầu tư tài chính dài hạn:
Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh:
Đầu tư vào các công ty khác mà doanh nghiệp có ảnh hưởng đáng kể hoặc quyền đồng kiểm soát.
Đầu tư vào công ty con:
Đầu tư vào các công ty khác mà doanh nghiệp có quyền kiểm soát.
Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (HTM) trên 1 năm:
Các khoản đầu tư có kỳ hạn trên 1 năm, doanh nghiệp có ý định và khả năng nắm giữ đến ngày đáo hạn.
Đầu tư chứng khoán dài hạn:
Cổ phiếu, trái phiếu dài hạn được mua với mục đích đầu tư.
Góp vốn vào đơn vị khác:
Góp vốn vào các tổ chức kinh tế khác.
Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn:
Khoản dự phòng cho việc giảm giá trị các khoản đầu tư dài hạn. (Ghi âm giá trị).
Chi phí trả trước dài hạn:
Các chi phí đã trả trước nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán và có thời gian phân bổ trên 1 năm.
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại:
Giá trị tài sản phát sinh do chênh lệch tạm thời chịu thuế.
Lợi thế thương mại:
Giá trị thương hiệu hoặc các lợi thế khác khi mua một doanh nghiệp khác.
Tài sản dài hạn khác:
Các tài sản dài hạn khác không thuộc các khoản mục trên.
B. Phần Nguồn Vốn:
1. Nợ Phải Trả:
Nợ ngắn hạn:
Phải trả người bán:
Số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Người mua trả tiền trước:
Số tiền khách hàng đã trả trước cho doanh nghiệp.
Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước:
Số tiền thuế và các khoản phí khác còn phải nộp cho Nhà nước.
Phải trả người lao động:
Tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Chi phí phải trả:
Các chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán.
Phải trả nội bộ ngắn hạn:
Các khoản phải trả giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp (nếu có).
Phải trả theo lương:
Các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp).
Doanh thu chưa thực hiện ngắn hạn:
Khoản doanh thu đã nhận trước nhưng chưa cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng.
Phải trả, phải nộp ngắn hạn khác:
Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác không thuộc các khoản mục trên.
Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn:
Các khoản vay ngân hàng và nợ thuê tài chính có thời hạn dưới 1 năm.
Dự phòng phải trả ngắn hạn:
Khoản dự phòng cho các khoản nợ có khả năng phát sinh trong ngắn hạn.
Quỹ khen thưởng phúc lợi:
Quỹ dành cho việc khen thưởng và phúc lợi cho người lao động.
Nợ dài hạn:
Phải trả người bán dài hạn:
Số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ với thời hạn thanh toán trên 1 năm.
Phải trả nội bộ dài hạn:
Các khoản phải trả giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp (nếu có) với thời hạn trên 1 năm.
Doanh thu chưa thực hiện dài hạn:
Khoản doanh thu đã nhận trước nhưng chưa cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng với thời hạn trên 1 năm.
Phải trả, phải nộp dài hạn khác:
Các khoản phải trả, phải nộp dài hạn khác không thuộc các khoản mục trên.
Vay và nợ thuê tài chính dài hạn:
Các khoản vay ngân hàng và nợ thuê tài chính có thời hạn trên 1 năm.
Trái phiếu phát hành:
Giá trị trái phiếu do doanh nghiệp phát hành.
Dự phòng phải trả dài hạn:
Khoản dự phòng cho các khoản nợ có khả năng phát sinh trong dài hạn.
Quỹ phát triển khoa học và công nghệ:
Quỹ dành cho hoạt động nghiên cứu và phát triển khoa học công nghệ.
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại phải trả:
Giá trị tài sản phát sinh do chênh lệch tạm thời được khấu trừ.
2. Vốn Chủ Sở Hữu:
Vốn góp của chủ sở hữu:
Vốn đầu tư của chủ sở hữu:
Số vốn do các chủ sở hữu góp vào doanh nghiệp.
Thặng dư vốn cổ phần:
Khoản chênh lệch giữa giá phát hành và mệnh giá cổ phần (nếu có).
Vốn khác của chủ sở hữu:
Quỹ đầu tư phát triển:
Quỹ dành cho việc đầu tư phát triển doanh nghiệp.
Cổ phiếu quỹ:
Số cổ phiếu do chính doanh nghiệp mua lại. (Ghi âm giá trị).
Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối:
Lợi nhuận sau thuế của các năm trước và năm hiện tại chưa được chia cho các chủ sở hữu hoặc sử dụng cho mục đích khác.
Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản:
Nguồn vốn dành cho việc đầu tư xây dựng cơ bản.
C. Kiểm Tra và Hoàn Thiện:
1. Tính tổng:
Tính tổng tài sản, tổng nợ phải trả và tổng vốn chủ sở hữu.
2. Kiểm tra cân bằng:
Đảm bảo rằng tổng tài sản bằng tổng nợ phải trả cộng với tổng vốn chủ sở hữu (nguyên tắc kế toán cơ bản).
3. Rà soát lại:
Kiểm tra lại toàn bộ bảng cân đối kế toán để phát hiện và sửa chữa các sai sót (nếu có).
4. Thuyết minh báo cáo:
Lập bản thuyết minh báo cáo tài chính để giải thích chi tiết các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và cung cấp thông tin bổ sung cần thiết.
III. Lưu Ý Quan Trọng:
Tuân thủ chuẩn mực kế toán:
Luôn tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Sử dụng phần mềm kế toán:
Sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tự động hóa quá trình lập báo cáo và giảm thiểu sai sót.
Đảm bảo tính nhất quán:
Áp dụng các chính sách kế toán một cách nhất quán qua các kỳ kế toán.
Lập dự phòng:
Thiết lập các khoản dự phòng (phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho…) một cách hợp lý.
Tham khảo ý kiến chuyên gia:
Nếu bạn gặp khó khăn, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia kế toán hoặc kiểm toán.
Tính trọng yếu:
Tập trung vào các khoản mục có giá trị lớn và ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Ví dụ về cấu trúc bảng cân đối kế toán (theo Thông tư 200):
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
*Ngày… tháng… năm…*
|
TÀI SẢN
|
Mã số
|
Thuyết minh
|
Số cuối năm
|
Số đầu năm
|
|—|—|—|—|—|
|
A. TÀI SẢN NGẮN HẠN
| 100 | V.01 | | |
| I. Tiền và các khoản tương đương tiền | 110 | | | |
| II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn | 120 | | | |
| III. Các khoản phải thu ngắn hạn | 130 | | | |
| IV. Hàng tồn kho | 140 | | | |
| V. Tài sản ngắn hạn khác | 150 | | | |
|
B. TÀI SẢN DÀI HẠN
| 200 | V.02 | | |
| I. Các khoản phải thu dài hạn | 210 | | | |
| II. Tài sản cố định | 220 | | | |
| III. Bất động sản đầu tư | 230 | | | |
| IV. Tài sản dở dang dài hạn | 240 | | | |
| V. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn | 250 | | | |
| VI. Tài sản dài hạn khác | 260 | | | |
|
TỔNG TÀI SẢN
| 270 | | | |
|
NGUỒN VỐN
|
Mã số
|
Thuyết minh
|
Số cuối năm
|
Số đầu năm
|
|—|—|—|—|—|
|
A. NỢ PHẢI TRẢ
| 300 | V.03 | | |
| I. Nợ ngắn hạn | 310 | | | |
| II. Nợ dài hạn | 320 | | | |
|
B. VỐN CHỦ SỞ HỮU
| 400 | V.04 | | |
| I. Vốn góp của chủ sở hữu | 410 | | | |
| II. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối | 420 | | | |
| III. Các quỹ của doanh nghiệp | 430 | | | |
|
TỔNG NGUỒN VỐN
| 440 | | | |
Ghi chú:
Mã số: Mã số của từng chỉ tiêu theo quy định của Thông tư 200.
Thuyết minh: Tham chiếu đến số thứ tự của khoản mục tương ứng trong bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Số cuối năm: Số liệu của chỉ tiêu đó vào ngày cuối cùng của năm báo cáo.
Số đầu năm: Số liệu của chỉ tiêu đó vào ngày đầu tiên của năm báo cáo.
Lập bảng cân đối kế toán chi tiết đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và hiểu biết sâu sắc về kế toán. Chúc bạn thành công!
Nguồn: Viec lam Ho Chi Minh