Việc làm TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại Thành Phố Hồ Chí Minh trung tâm kinh tế lớn nhất Việt Nam cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc nhanh, Quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp (chi phí quản lý chung) là một phần quan trọng để đảm bảo lợi nhuận và sự bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, bao gồm các bước, phương pháp và công cụ để bạn có thể quản lý chi phí quản lý hiệu quả:
I. TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1. Định nghĩa:
Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là các chi phí liên quan đến việc điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bao gồm chi phí sản xuất trực tiếp, chi phí bán hàng và chi phí tài chính.
CPQLDN thường được coi là chi phí gián tiếp vì chúng không trực tiếp tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.
2. Các thành phần chính của CPQLDN:
Lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên quản lý:
Lương giám đốc, quản lý các phòng ban, nhân viên hành chính, kế toán…
Chi phí văn phòng:
Tiền thuê văn phòng, điện, nước, internet, vật tư văn phòng, sửa chữa văn phòng…
Chi phí đi lại, công tác:
Chi phí đi lại, ăn ở cho nhân viên đi công tác, chi phí xăng xe…
Chi phí hội nghị, tiếp khách:
Chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách hàng, đối tác…
Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Chi phí thuê dịch vụ kế toán, luật sư, tư vấn quản lý…
Chi phí khấu hao tài sản cố định:
Khấu hao văn phòng, thiết bị văn phòng, máy móc dùng cho quản lý…
Thuế, phí và lệ phí:
Các loại thuế, phí môn bài, lệ phí hành chính…
Chi phí dự phòng:
Các khoản dự phòng phải trả cho nhân viên (trợ cấp thôi việc, bảo hiểm thất nghiệp…)
Các chi phí khác:
Chi phí bảo hiểm tài sản, chi phí đào tạo nhân viên quản lý, chi phí quảng cáo thương hiệu (nếu không thuộc bộ phận marketing)…
II. QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Bước 1: Lập kế hoạch ngân sách chi phí quản lý
Phân tích chi phí lịch sử:
Thu thập dữ liệu chi phí quản lý của các kỳ trước (ít nhất 2-3 năm).
Phân tích xu hướng chi phí: Chi phí nào tăng, giảm, ổn định? Nguyên nhân?
Xác định các khoản chi phí bất thường hoặc lãng phí trong quá khứ.
Dự báo chi phí:
Dựa trên phân tích chi phí lịch sử, dự báo các khoản chi phí trong kỳ kế hoạch.
Xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí:
Mục tiêu tăng trưởng của doanh nghiệp (mở rộng quy mô, tăng doanh thu…).
Thay đổi về chính sách, quy định của nhà nước (thuế, lương tối thiểu…).
Thay đổi về điều kiện thị trường (lạm phát, cạnh tranh…).
Sử dụng các phương pháp dự báo:
Phương pháp chuyên gia:
Tham khảo ý kiến của các bộ phận, phòng ban liên quan.
Phương pháp thống kê:
Sử dụng các mô hình thống kê để dự báo (ví dụ: hồi quy tuyến tính).
Phương pháp phân tích xu hướng:
Dựa vào xu hướng chi phí trong quá khứ để dự báo.
Xây dựng ngân sách chi phí:
Liệt kê chi tiết các khoản chi phí quản lý dự kiến trong kỳ kế hoạch (tháng, quý, năm).
Xác định mức chi phí tối đa cho từng khoản mục.
Phân bổ ngân sách cho các bộ phận, phòng ban liên quan.
Trình bày ngân sách chi phí cho ban lãnh đạo phê duyệt.
Bước 2: Theo dõi và kiểm soát chi phí
Thiết lập hệ thống theo dõi chi phí:
Sử dụng phần mềm kế toán hoặc bảng tính để ghi nhận chi tiết các khoản chi phí phát sinh.
Phân loại chi phí theo từng khoản mục, bộ phận.
Đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu chi phí.
So sánh chi phí thực tế với ngân sách:
Định kỳ (hàng tuần, hàng tháng) so sánh chi phí thực tế phát sinh với ngân sách đã được phê duyệt.
Xác định các khoản chi phí vượt ngân sách hoặc có biến động lớn.
Phân tích nguyên nhân:
Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và ngân sách.
Xác định trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân liên quan.
Thực hiện các biện pháp kiểm soát:
Đối với chi phí vượt ngân sách:
Cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết.
Đàm phán lại với nhà cung cấp để giảm giá.
Tăng cường kiểm soát chi tiêu của các bộ phận liên quan.
Đối với chi phí thấp hơn ngân sách:
Tìm hiểu nguyên nhân để duy trì hoặc cải thiện hiệu quả.
Đánh giá xem có cơ hội đầu tư vào các hoạt động khác để tăng hiệu quả kinh doanh.
Bước 3: Đánh giá và cải tiến
Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí:
Đánh giá mức độ đạt được mục tiêu ngân sách chi phí.
Đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát chi phí đã thực hiện.
Xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong công tác quản lý chi phí.
Tìm kiếm cơ hội cải tiến:
Nghiên cứu các phương pháp quản lý chi phí mới, tiên tiến.
Tìm kiếm các giải pháp để giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động.
Khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng cải tiến.
Thực hiện các biện pháp cải tiến:
Áp dụng các phương pháp quản lý chi phí mới.
Tối ưu hóa quy trình làm việc để giảm chi phí.
Đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên về quản lý chi phí.
Điều chỉnh ngân sách:
Dựa trên kết quả đánh giá và cải tiến, điều chỉnh ngân sách chi phí cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
III. CÁC PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHI PHÍ HIỆU QUẢ
1. Phương pháp quản lý chi phí:
Phân tích giá trị (Value Analysis):
Tập trung vào việc xác định các chức năng cần thiết của một sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình.
Tìm kiếm các cách để thực hiện các chức năng đó với chi phí thấp nhất.
Quản lý chi phí dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing – ABC):
Xác định các hoạt động chính trong doanh nghiệp.
Phân bổ chi phí cho từng hoạt động.
Phân tích chi phí của từng hoạt động để tìm kiếm cơ hội cải tiến.
Quản lý chi phí tinh gọn (Lean Accounting):
Tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí trong quy trình sản xuất và kinh doanh.
Sử dụng các công cụ như Kaizen (cải tiến liên tục) để giảm chi phí.
Benchmarking:
So sánh chi phí của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác trong ngành hoặc với các tiêu chuẩn tốt nhất.
Xác định các lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể cải thiện để giảm chi phí.
Zero-Based Budgeting (Ngân sách từ con số không):
Yêu cầu các bộ phận phải chứng minh sự cần thiết của tất cả các khoản chi phí trong ngân sách, thay vì chỉ dựa vào ngân sách của năm trước.
Giúp loại bỏ các chi phí không cần thiết và khuyến khích sự sáng tạo trong việc tìm kiếm các giải pháp chi phí thấp.
2. Công cụ hỗ trợ:
Phần mềm kế toán:
Phần mềm như MISA, Fast Accounting, SAP Business One… giúp quản lý chi phí một cách tự động và chính xác.
Cung cấp các báo cáo chi phí chi tiết, giúp phân tích và kiểm soát chi phí hiệu quả.
Bảng tính (Excel, Google Sheets):
Sử dụng để lập ngân sách, theo dõi chi phí, phân tích dữ liệu và tạo báo cáo.
Linh hoạt và dễ sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Phần mềm quản lý dự án:
Giúp quản lý chi phí dự án, theo dõi tiến độ và kiểm soát ngân sách.
Ví dụ: Microsoft Project, Asana, Trello…
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM):
Giúp quản lý chi phí tiếp thị và bán hàng, theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing.
Ví dụ: Salesforce, HubSpot CRM…
IV. MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG
Sự tham gia của toàn bộ nhân viên:
Khuyến khích tất cả nhân viên tham gia vào quá trình quản lý chi phí.
Tạo văn hóa tiết kiệm và hiệu quả trong doanh nghiệp.
Tính minh bạch và công khai:
Công khai thông tin về chi phí cho các bộ phận liên quan.
Đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ra quyết định về chi phí.
Liên tục cải tiến:
Quản lý chi phí là một quá trình liên tục.
Thường xuyên đánh giá và cải tiến các phương pháp, công cụ quản lý chi phí.
Tập trung vào giá trị:
Không chỉ cắt giảm chi phí một cách mù quáng.
Tập trung vào việc tối đa hóa giá trị nhận được từ mỗi khoản chi phí.
Đầu tư vào công nghệ:
Sử dụng các công nghệ mới để tự động hóa quy trình quản lý chi phí.
Giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.
Đào tạo và phát triển:
Đào tạo cho nhân viên về các kỹ năng quản lý chi phí.
Giúp họ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí và cách thực hiện nó hiệu quả.
V. VÍ DỤ MINH HỌA
Ví dụ:
Một công ty sản xuất đồ gỗ đang gặp vấn đề về chi phí quản lý văn phòng tăng cao.
Bước 1: Lập kế hoạch ngân sách:
Phân tích:
Chi phí thuê văn phòng, điện nước, vật tư văn phòng tăng liên tục trong 2 năm gần đây.
Dự báo:
Dự kiến năm tới giá thuê văn phòng sẽ tăng 10%, giá điện nước tăng 5%.
Ngân sách:
Đặt ngân sách chi phí văn phòng năm tới tăng không quá 5% so với năm nay.
Bước 2: Theo dõi và kiểm soát:
Theo dõi:
Ghi nhận chi tiết các khoản chi phí văn phòng hàng tháng.
So sánh:
Thấy rằng chi phí sử dụng điện tăng cao hơn dự kiến.
Phân tích:
Nguyên nhân do sử dụng điều hòa không hợp lý, đèn chiếu sáng không tiết kiệm.
Kiểm soát:
Yêu cầu nhân viên tắt điều hòa khi không sử dụng, thay đèn LED tiết kiệm điện.
Kiểm tra và bảo trì hệ thống điện định kỳ.
Bước 3: Đánh giá và cải tiến:
Đánh giá:
Sau 3 tháng, chi phí điện đã giảm 15% so với trước khi thực hiện các biện pháp kiểm soát.
Cải tiến:
Tiếp tục tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm điện khác.
Đàm phán với nhà cung cấp vật tư văn phòng để có giá tốt hơn.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé.
Nguồn: Viec lam Ho Chi Minh