Để một khoản chi phí được coi là chi phí được trừ hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tại Việt Nam, cần đáp ứng đồng thời các điều kiện được quy định tại
Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
(sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC) và các văn bản pháp luật liên quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các điều kiện này:
I. Điều kiện chung:
1. Khoản chi thực tế phát sinh:
Khoản chi phải có thực, đã diễn ra trên thực tế, không phải là chi phí dự kiến hoặc ước tính.
Phải có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ, hợp pháp để chứng minh sự phát sinh của khoản chi đó.
2. Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp:
Khoản chi phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Các hoạt động này phải được đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép đầu tư.
Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, chi phí thuê văn phòng làm việc, chi phí quảng cáo sản phẩm,…
3. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật:
Hóa đơn:
Phải là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng do cơ sở kinh doanh phát hành theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Chứng từ:
Các chứng từ hợp lệ khác bao gồm:
Phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng (đối với các khoản thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản).
Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
Bảng chấm công, bảng lương (đối với chi phí tiền lương).
Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật.
Lưu ý:
Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin của người bán, người mua, nội dung hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế GTGT (nếu có),…
Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm theo quy định.
Trường hợp hóa đơn có sai sót, phải được xử lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
4. Khoản chi không thuộc các khoản chi không được trừ:
Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định cụ thể các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ để đảm bảo khoản chi của mình không thuộc danh mục này. Một số khoản chi không được trừ phổ biến bao gồm:
Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên.
Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc có hóa đơn, chứng từ không hợp lệ.
Các khoản chi cho hoạt động không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Các khoản tiền phạt do vi phạm hành chính, vi phạm pháp luật.
Các khoản chi ủng hộ, tài trợ không đúng mục đích.
… (Xem chi tiết tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC)
II. Một số điều kiện cụ thể đối với một số khoản chi:
Chi phí tiền lương, tiền công:
Phải có hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán lương.
Mức lương phải hợp lý, phù hợp với vị trí công việc và hiệu quả làm việc.
Các khoản phụ cấp, trợ cấp phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế của công ty.
Chi phí tiền lương của người lao động phải tham gia bảo hiểm bắt buộc (nếu có).
Chi phí khấu hao tài sản cố định:
Tài sản cố định phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có quyền sử dụng hợp pháp.
Mức khấu hao phải được trích theo đúng quy định của pháp luật về khấu hao tài sản cố định.
Phải có đầy đủ hồ sơ về tài sản cố định (ví dụ: biên bản giao nhận tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản,…)
Chi phí lãi vay:
Lãi vay chỉ được trừ khi phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải có hợp đồng vay vốn, chứng từ thanh toán lãi vay.
Mức lãi vay phải phù hợp với quy định của pháp luật.
Chi phí quảng cáo, tiếp thị:
Phải có kế hoạch quảng cáo, tiếp thị đã được phê duyệt.
Phải có hóa đơn, chứng từ chứng minh chi phí quảng cáo, tiếp thị (ví dụ: hợp đồng quảng cáo, hóa đơn thuê địa điểm quảng cáo,…)
Nội dung quảng cáo phải phù hợp với quy định của pháp luật về quảng cáo.
III. Lưu ý quan trọng:
Luôn cập nhật các quy định pháp luật:
Các quy định về chi phí được trừ có thể thay đổi theo thời gian. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ:
Việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ là rất quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của các khoản chi khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
Tham khảo ý kiến chuyên gia:
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định tính hợp lệ của một khoản chi cụ thể, nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn thuế hoặc kế toán.
Tóm lại, để một khoản chi phí được coi là chi phí được trừ hợp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện chung (thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp lệ, không thuộc khoản chi không được trừ) và các điều kiện cụ thể đối với từng loại chi phí. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế TNDN.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các điều kiện để một khoản chi phí được coi là chi phí được trừ hợp lý. Chúc bạn thành công!
Nguồn: Việc làm Hồ Chí Minh